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Cómo afrontar la transformación digital de tu empresa en 7 pasos

En la 4ª Revolución Industrial que nos ha tocado vivir los cambios son exponenciales. Estamos viendo desarrollos en tecnología (genética, inteligencia artificial, robótica, nanotecnología, impresión 3D y biotecnología) que hace pocos años parecían imposibles. En esa vorágine de cambio, las empresas se han metido de lleno en lo que ha pasado a denominarse la transformación digital.

En este post voy a intentar explicarte, desde la experiencia acumulada, qué pasos puedes dar si quieres abordar la transformación digital de tu empresa.

1. Define el alcance de lo que quieres hacer

Es muy importante que tengas claro para qué vas a digitalizar tu empresa. No es lo mismo realizar cambios en determinados productos para ponerlos en ‘modo digital’, a que te atrevas a transformar el modelo de negocio para adaptarlo a la nueva economía. En función de la respuesta a ese ‘para qué’, podrás empezar a dar pasos y determinar qué, quién y cómo lo vas a hacer.

2. Analiza el estado de situación de tus palancas del cambio

Mucha gente piensa que la transformación digital depende fundamentalmente de la tecnología y no es así. Normalmente existen tres palancas del cambio que hay que tener en cuenta: los procesos y productos, la tecnología aplicada y las personas, y la cultura. De ellos, esta última es la más crucial. Para hacerte una idea de su importancia, imagínate que adoptas procesos y productos digitales y que estos son gestionados y comercializados por trabajadores analógicos. ¿Es una situación sostenible? La respuesta es no. Pero no sólo es la palanca más importante, es también la más difícil de mover.

3. Diseña tu road map

El viaje de la transformación digital no es un viaje de conquista, es de descubrimiento. Hay que ser ambicioso pero realista. Empieza a caminar hacia los objetivos que has definido. En esta fase de diseño haz participar a personas que puedan aportar creatividad e innovación, empieza a ordenar acciones en función de stakeholders o grupos de interés, e intenta armar proyectos digitales que abarquen al mayor número de ellos. Plantéate pequeños entregables (‘quick wins’) sin esperar a cumplir absolutamente todos los requisitos y dilatar el time to market. Así pues, busca lo que se denomina mvp (minimum viable product), tu mínimo producto viable, y después escala en versionados.

4. Adopta una metodología de trabajo y apuesta por ella

Ten en cuenta que vas a iniciar un camino lleno de complicaciones en el que vas a necesitar tus más altas cotas de resiliencia. Para no desfallecer y mantener la tensión, define muy bien la funcionalidad esperada de cada proyecto, nombra el mejor project manager y un equipo que balancee los aspectos tecnológicos y los funcionales. Acuérdate de que en la gestión de proyectos un concepto sobresale por encima de los demás: la agilidad. Como dice Xavier Marcet “la agilidad busca atajos responsablemente, usando automatismos y simplificaciones, que permiten avanzar más rápido sin conculcar la esencia que inspiró los procesos”. Para conseguirlo utiliza metodologías de diseño participativo (design thinking) o Agile (Scrum, KanBan, DevOps, etc).

5. Dedica el tiempo necesario a la gestión del cambio

Cambiar a una persona no es fácil, cambiar a una organización es una tarea titánica. En mi experiencia, la acción más relevante es replantearse si la cultura de empresa que en estos momentos tienes es la apropiada para afrontar un proceso de este tipo (el tamaño de la brecha cultural). El problema del cambio cultural es que no se puede abordar directamente, es decir, tú no puedes decidir que vas a cambiar la cultura de tu empresa, publicar una circular, y pretender que ese cambio se  produzca sin más. La cultura de empresa se asienta en una serie de valores y se sostiene en conductas y comportamientos que los empleados mantienen. Por lo tanto, sólo puedes gestionar el cambio modificando dichas conductas, mediente proyectos que afecten a los modelos de liderazgo y de desempeño.

6. Organiza la gobernanza del sistema

El proceso de transformación es, por su propia naturaleza, poco jerárquico. Dada las complejidad del mismo, es fundamental que el sistema se organice de arriba abajo. Hay que empezar por mensajes claros desde la propiedad o el consejo y con una alineación total del equipo directivo. Para apoyarlos, debes dotarte de un modelo de gestión económica y financiación, un cuadro de mando de seguimiento de proyectos (project management system) y un conjunto de KPI’s medibles y con seguimiento periódico.

7. Comunica sin miedo

No conseguirás cambiar nada sin hacer ruido (bien entendido, claro), hacia fuera y hacia dentro. Pero ten cuidado, en esta era exponencial han cambiado los mensajes, los receptores y, sobre todo, los canales.

En este contexto, de acuerdo con el informe “The Future of Jobs” del World Economic Forum 2016, en muchas industrias y países, las ocupaciones o especialidades más demandadas no existían 10 o, incluso, hace cinco años. El ritmo del cambio tiende a acelerarse y el futuro cercano será disruptivo. Si quieres aprender más sobre lo que nos espera en el resto del siglo, no dejes de leer el increíble libro de Yuval Noah Harari “Homo Deus”. Con su lectura te das cuenta de que la transformación que viene requiere que adoptes una actitud creativa e innovadora, una metodología, trabajo duro y constante, que te permita generar experiencias de usuario que representen una ventaja competitiva.

Ricardo Alfaro
Subdirector general de Asepeyo

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