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¿Qué es el absentismo laboral?

Entendemos por ‘absentismo’ cualquier ausencia del trabajo cuando está prevista la asistencia. Su gestión es una cuestión compleja que afecta a todo tipo de organizaciones y personas.

Las mutuas podemos ayudar a las empresas a gestionar su absentismo mediante un seguimiento eficaz de las prestaciones económicas, de la asistencia sanitaria en casos de la contingencia profesional y de las actividades de prevención.

Costes del absentismo

Los costes del absentismo son un factor de competitividad y de eficiencia que condicionan la sostenibilidad y el crecimiento del país.

Costes directos

Los principales costes directos del absentismo son los salarios de los trabajadores ausentes, algunos referentes a sustitución (retribuciones de los sustitutos) y los relativos a las horas extras. En general, estos costes pueden calcularse con una cierta precisión.

En España los costes por incapacidad laboral están asegurados a través del sistema de la Seguridad Social, por lo que la empresa no debe asumir parte de ellos. Los costes directos para la empresa son:

  • En el caso de incapacidad temporal por accidentes de trabajo o enfermedad profesional, el salario del trabajador el día de la baja médica y el día de la baja, en caso de recaída.

  • En el caso de las contingencias comunes (accidente no laboral y enfermedad común), la prestación de IT del 4º al 15º día de la baja médica (ambos inclusive).

  • Durante las situaciones de IT, sea derivada de contingencias comunes o profesionales, subsidio de riesgo durante el embarazo, subsidio de riesgo durante la lactancia natural, maternidad o paternidad, se mantiene la obligación de la empresa, salvo extinción del contrato, de cotizar (hastas los 545 días como máximo).

  • La empresa puede tener también otro coste directo si, a través de la mejora voluntaria de la acción protectora, el convenio colectivo ha establecido complemento voluntario de la IT, de la maternidad, paternidad, subsidio de riesgo durante el embarazo y subsidio de riesgo durante la lactancia natural. Este complemento puede ser con referencia a la base de cotización o al salario del trabajador/a.

Costes indirectos

Son los derivados de la disminución de la productividad, costes de sustitución (reclutamiento, selección, formación), de fallos en la calidad del producto o servicio, de disminución de beneficios, las cuotas a la Seguridad Social y, en general, costes de administración (personas y actividades de gestión de las ausencias).

En las ausencias por contingencia profesional, los costes pueden tener un alcance superior (sanciones o recargos de prestaciones de la Seguridad Social, por paralización de la actividad, pérdidas de imagen, daños materiales, pérdida de posibles reducciones de las primas o cotizaciones por contingencias profesionales por baja siniestralidad, etc.).

Nuestro modelo de gestión

Consideramos que la gestión del absentismo debe abordarse desde la responsabilidad social corporativa, la promoción de la salud y la implantación de una cultura preventiva y, a partir de ella, proponemos una gestión integral combinando aspectos sanitarios, de gestión, de prevención y de organización.

Promoción de la salud, RSC y cultura preventiva.

Hemos elaborado una guía para la implantación de nuestro modelo de gestión de absentismo. Con ella podrás optimizar la verificación y seguimiento de la gestión de las acciones encaminadas a la reducción del absentismo.

Beneficios

Con nuestro modelo podrás obtener una serie de beneficios para:

  • Trabajadores: mejorar su salud, evitar accidentes y minimizar penalizaciones económicas en situaciones de baja laboral.
  • Empresas: optimizar la organización y los costes no productivos de la estructura de recursos humanos.
  • Seguridad social: disminuir los gastos del Sistema de la Seguridad Social, contribuyendo a su sostenibilidad a largo plazo.

Equipo de gestión de Asepeyo

Para el desarrollo del modelo de gestión contamos con equipos de expertos especializados en cada una de sus áreas.

  • Disponemos de un equipo altamente preparado para la atención telefónica y seguimiento sanitario y administrativo de trabajadores en situación de baja médica derivada de enfermedad común y accidente no laboral.

  • Estos profesionales tienen la misión de mejorar nuestra gestión como entidad colaboradora de la Seguridad Social, proporcionando a las empresas herramientas para que puedan realizar, por ellas mismas, acciones tendentes a la reducción de su absentismo.

  • Nuestro servicio centralizado de atención a empresas mutualistas está especializado en la resolución de incidencias relacionadas con la tramitación de bajas y altas por sistema RED, resoluciones del INSS u organismos oficiales, filiación de datos de trabajadores de baja por IT derivada de enfermedad común y accidente no laboral y comunicación inmediata de extinciones, periodos de carencia y anulación de ambos.

  • Esta unidad centralizada se ocupa de la tramitación y gestión de las diferentes prestaciones económicas asociadas. Sigue criterios técnicos y realiza una gestión individualizada de los casos.

  • Equipo formado por profesionales y expertos en las distintas especialidades de la prevención de riesgos laborales en el marco establecido anualmente por el Plan General de Actividades Preventivas. Las unidades técnicas de prenvención de riesgos están distribuidas en las distintas autonomías, con el fin de asegurar la proximidad a las empresas.

    Además, disponemos de instalaciones y recursos técnicos, entre los que destacan los basados en las nuevas tecnologías de la información.

  • Nuestra red de centros asistenciales y oficinas es el resultado de la política de acercamiento de los servicios asistenciales a los centros de trabajo de nuestras empresas mutualistas. Los hospitales de Asepeyo representan la vocación de poner al alcance de sus trabajadores protegidos la más avanzada tecnología médico-científica. Su amplio equipo multidisciplinar de profesionales presta sus servicios desde el ingreso del paciente hasta su rehabilitación. Los hospitales están especializados como servicios de apoyo a la red asistencial de la Mutua en el diagnóstico y el tratamiento de lesiones.

Gestión sanitaria del absentismo

Los empresarios pueden elegir que la Mutua asuma el pago de la prestación económica de incapacidad temporal por enfermedad común y accidente no laboral, así como el control y seguimiento de la misma, sin perjuicio de la responsabilidad del servicio público de salud en la prestación de la asistencia sanitaria. Basándonos en nuestra amplia experiencia, hemos definido una operativa específica en las actuaciones de contingencias comunes y contingencias profesionales.

Nuestra vocación de liderazgo sanitario, a través de nuestro proyecto de gestión clínica, pretende el mejor resultado en términos de salud mediante las mejores prácticas clínicas. Para ello, nos orientamos hacia la medicina basada en la evidencia y la mejora continua.

  • Contacto sanitario inmediato: en el momento en que tenemos conocimiento de la baja, un equipo de sanitarios contacta telefónicamente con el trabajador para una primera evaluación del caso.

    Personalización de la actuación: en función del resultado de la evaluación, planificamos las actuaciones para optimizar el proceso de recuperación del trabajador.

    Especialización por grupos patológicos: aplicamos protocolos y técnicas sanitarias específicas para un grupo patológico, lo que supone una mejora en el resultado del proceso. Particularmente, aportamos una gran experiencia sanitaria y de gestión en los casos de traumatología.

    Seguimiento del proceso: revisamos periódicamente cada caso para valorar su evolución y tomar nuevas decisiones, si es preciso. Si el médico considera que el trabajador está preparado para reincorporarse a su puesto de trabajo, realizamos la propuesta al Servicio Público de Salud. En otros casos, haremos una propuesta de invalidez a resolver por el INSS.

    Análisis de indicadores sanitarios: de forma periódica, se obtienen indicadores que permiten:

    A la empresa, tener una visión global de su absentismo.

    A nosotros, disponer de información sobre la efectividad del modelo y sus áreas de mejora.

  • Tratamiento integral del proceso: en nuestros centros asistenciales se realiza la gestión completa del caso, desde su diagnóstico hasta el alta médica. El médico del centro asistencial coordina la participación de los profesionales que sean precisos mediante un trabajo interdisciplinar reforzado por el soporte técnico de unidades especializadas.

    Comunicación con la empresa y el trabajador: desde nuestro centro asistencial mantenemos una constante y fluida relación con la empresa y el trabajador, para agilizar los procesos administrativos y asistenciales respetando la confidencialidad conforme a la LOPD.

Herramientas de apoyo a tu gestión

En Asepeyo Oficina Virtual puedes acceder a un conjunto de herramientas sencillas e intuitivas que pueden ayudarte a implantar de forma autónoma un modelo de gestión responsable de absentismo.

    • Protocolo de actuación en contingencia común
      La empresa puede desarrollarlo en base al procedimiento general. Puede recoger: cómo debe actuar el trabajador al ausentarse, el registro de todos los casos de absentismo, la gestión de la información por parte de la empresa, la valoración de la situación de la persona ausente, y la formación del puesto de trabajo o el protocolo de reincorporación.
    • Protocolo de actuación en contingencia profesional
      Como en el caso anterior, este protocolo puede ser desarrollado por la empresa, incluyendo entre otros: valoración de la gravedad, quién y cómo se emiten los volantes de asistencia, cuándo el trabajador debe ser acompañado y cuándo no, medios de transporte adecuados, análisis de los accidentes y de los incidentes y personas implicadas en el seguimiento de la situación.
    • Protocolo de reincorporación al trabajo tras una baja
      Recoge una serie de medidas que permiten realizar un seguimiento individualizado de los procesos de baja una vez que el trabajador recibe el alta y se reincorpora a su puesto de trabajo. Siempre se deben tener en cuenta las circunstancias y el caso particular de cada trabajador.
    • Protocolo de subrogación
      La incorporación de personal a la empresa a través de subrogaciones puede suponer una dificultad para el adecuado funcionamiento de la política de gestión del absentismo de la empresa. Con el fin de integrar lo más rápidamente posible a estos trabajadores en los procedimientos internos, se propone la puesta en marcha de acciones informativas y de coordinación que englobaremos en un protocolo específico para subrogaciones.
    • Gestión normalizada de permisos y licencias Este protocolo debe usarse como una herramienta de gestión que permita al trabajador conocer la manera de proceder a la hora de solicitar un permiso o licencia, a los que tiene derecho, y para la empresa ha de suponer una mejora en la organización del trabajo, distribución de tareas y un ahorro en sustituciones innecesarias de trabajadores ausentes.
    • Protocolo gestión de ausencias Este protocolo debe usarse como una herramienta de gestión que permita a la empresa tener el máximo de información posible para poder tomar la decisión más adecuada, y nunca se utilizará como herramienta de control.
    • Protocolo plan de igualdad El plan de igualdad es un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres, y a eliminar la discriminación por razón de sexo.
    • Volante de asistencia ampliado
      El volante de asistencia es un documento que emite la empresa declarando que asume un hecho como posible contingencia profesional. El trabajador accidentado debe presentarlo en Asepeyo para ser atendido bajo esa premisa. En caso de requerirse una mayor concreción de las circunstancias del accidente, puede consensuarse con la Mutua un volante ampliado que recoja formalmente la versión del accidente del trabajador afectado y del mando intermedio responsable de cumplimentarlo, así como de los detalles del suceso.
    • Asistencia sanitaria internacional
      Los trabajadores afiliados a Asepeyo y residentes en España desplazados en el extranjero por motivos de trabajo disponen de un número de teléfono (+34 934 955 182) básicamente informativo, que tiene como función dar información del trámite administrativo a cumplimentar en caso de desplazamiento al extranjero con fines laborales. Esta información también se puede solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social (vía telefónica o a través de su página web), en la web de Asepeyo o a través de su Servicio de Atención al Usuario.
  • El análisis de la acumulación de ausencias por trabajador resulta una valiosa herramienta para la detección de casos susceptibles de un estudio más minucioso. Para este análisis utilizamos el Factor de Bradford, índice que permite listar los trabajadores que han tenido alguna contingencia durante el periodo de estudio, ordenándolos de mayor a menor según el valor del índice. Prioriza la acumulación de contingencias frente a los días de baja que estas generan. Para los casos en los que se considere necesaria una observación más detallada, se puede recurrir a los Históricos de Contingencias Individualizados (HCI). Se trata de unos calendarios gráficos que permiten una comparativa temporal y pueden destacar bajas clínicas o repetidas en determinadas fechas, facilitando así la oportunidad de prevenirlas.

  • Este documento recoge la información que la empresa considere oportuna para favorecer la integración de nuevo personal en su puesto de trabajo y entorno laboral. La información debe ser práctica y genérica. Se pueden adjuntar detalles particulares de algunos puestos de trabajo.

  • El acceso de la empresa a toda la información y la capacidad para la toma de decisiones en base a esta es clave para establecer las medidas y actuaciones del plan de acción. Nuestras aplicaciones para sus empresas mutualistas son:

    1. Análisis Dinámico de Datos
    2. App Asepeyo empresas
    3. Asepeyo Oficina Virtual

    Visita nuestro apartado de tecnología e innovación para más información. Con estas aplicaciones te facilitamos datos en tiempo real de tu absentismo, de la comparativa con empresas de tu sector de actividad y tamaño. Además te permiten analizar factores como las bajas por tramos de edad, la antigüedad de los trabajadores en la empresa, el tipo de contrato, la reincidencia o la duración de las bajas.

Empresa saludable

Con el objetivo de aumentar el conocimiento de las medidas preventivas y la difusión de buenas prácticas entre nuestras empresas asociadas, y alineados con el reciente cambio de denominación del INSHD, que pasa a ser el Instituto Nacional de Seguridad, Salud y Bienestar, debemos sensibilizar de los proyectos que promueven entornos saludables de trabajo.

Una empresa saludable es aquella que promueve entornos de trabajo saludables, entendiendo la salud como un estado completo de bienestar físico, mental y social.

Según la Organización Mundial de la Salud, los aspectos clave para lograr entornos saludables en el trabajo son:

  • Existen múltiples riesgos derivados de la exposición laboral en el ámbito físico, que se identifican en función de los factores de riesgo que los condicionan:

    1. Factores asociados a la seguridad en el puesto de trabajo: en relación a procedimientos, maquinarias, trabajos en altura, riesgos eléctricos, etc.
    2. Agentes químicos: sobre procedimientos relacionados con exposición a productos químicos que pueden ser tóxicos para la salud (efectos irritantes, sensibilizantes, cancerígenos, teratógenos…)
    3. Agentes biológicos: relativos a puestos de trabajo con exposición a agentes vivos como bacterias, virus, parásitos u hongos. Destacan, por su exposición, los trabajadores del ámbito sanitario y otros como veterinarios, granjeros, agricultores, etc.
    4. Factores físicos: relacionados con la exposición a radiaciones ionizantes o no ionizantes, ruido, vibraciones, temperaturas extremas o riesgos emergentes como la exposición a nanopartículas.
    5. Factores ergonómicos: en relación a la adaptación de los puestos de trabajo, posturas forzadas, movimientos repetitivos o manipulación de cargas. Pueden desencadenar en trastornos musculoesqueléticos.
  • Las situaciones adversas en el ámbito psicosocial pueden determinar alteraciones en la salud física y mental de los trabajadores. Asimismo, favorecen situaciones de conflicto que pueden afectar de forma crónica las relaciones interpersonales, repercutiendo en los resultados y en la imagen de la empresa. Aspectos que inciden en el ambiente psicosocial:

    1. Organización del trabajo: diseño de tareas, definiciones de rol, cargas de trabajo, flexibilidad, autonomía, estilos de mando, comunicación, capacitación.
    2. Filosofía y cultura de empresa: declaración de principios y procedimientos respecto a consideraciones éticas en el trabajo, prevención de acoso o discriminación en todo el ámbito de la organización, criterios de selección de personal.
  • osha.europa.eu: La promoción de la salud en el lugar de trabajo se refiere al esfuerzo común de empresarios, trabajadores y la sociedad en su conjunto por mejorar la salud y el bienestar laboral de los trabajadores. Los medios para conseguir este objetivo incluyen la mejora de la organización del trabajo y del entorno laboral, el establecimiento de actuaciones que propicien la participación de los trabajadores en actividades saludables, la promoción de hábitos de vida saludables y el fomento del desarrollo personal. La empresa puede facilitar los recursos y las oportunidades para participar en programas y campañas de salud, dar mayor flexibilidad para realizar consultas de salud, y para acceder a información, formación y asesoramiento.

  • Participación en la comunidad para mejorar la salud de los trabajadores, de sus familias y de otros miembros de la comunidad.

    Se consigue un impacto positivo en la comunidad y en el medio ambiente.

    Algunas actividades de promoción de la salud y la seguridad: alianzas con salud pública, ayuntamientos, proveedores.

    • Senderos de salud
    • Red de restaurantes saludables
    • Políticas saludables medioambientales / proveedores
    • Colaborar en campañas en beneficio de la comunidad (donación sangre)
    • Actividades que favorezcan conocimiento de salud y seguridad en la comunidad

Observatorio de Absentismo Asepeyo

Publicamos anualmente el estudio de comportamiento y tendencias extraídas del análisis de las bajas por enfermedad común y accidente no laboral de los trabajadores de las más de 200.000 empresas que tienen la opción de las contingencias comunes con Asepeyo.
En este estudio se pone en evidencia el incremento significativo de las bajas por esta contingencia en 2016, que triplica el incremento de la afiliación de trabajadores para el mismo periodo.

Como datos más destacados, conviene resaltar:

  • Reincidentes: el 1,71% de los trabajadores suponen el 21,04% de las bajas por enfermedad común y accidente no laboral.
  • Crecimiento de las bajas en un 12,92%.
  • Crecimiento de las bajas  de agrupaciones de patologías psicológicas/psiquiátricas (es la agrupación de patologías que más crece respecto a 2015). En total en 2016 suponen 23.415 bajas.
  • Bajas de corta o muy corta duración (el 67% del total en 2016 supera 23.415 bajas de las bajas son de menos de 15 días).
  • Antigüedad  de los trabajadores en la empresa (el 58% tiene menos de tres años de antigüedad en sus empresas).

Para poder actuar y gestionar estos datos, ponemos en valor nuestro modelo de gestión de absentismo, basado en un plan de gestión que incorpora actuaciones sanitarias, de gestión, de prevención y de organización de las empresas.